Erfarenheter av cirkulär upphandling

Beskrivning av vad

som ska upphandlas

Flergångskuddar

Regionen har för avsikt att teckna ramavtal med en Leverantör för inköp och leverans av flergångskuddar till vården, kuddarna är avsedda för vårdbäddar.

Vikkudde/barriärskydd

Kudde med barriärskydd ska vara CE-märkt enligt medicinsk produkt enligt MDR- förordning (EU) 2017/745

Ska-krav

Yrkesmässig kapacitet: Referensuppdrag

Leverantören ska ha utfört uppdrag liknande det nu efterfrågade såväl avseende omfång som innehåll. Leverantören ska som bevis på detta inkomma med en referens från ett pågående eller ett utfört referensuppdrag under de senaste två åren. Referensen lämnas på anmodan från Regionen. Regionen kan komma att kontrollera lämnat referensuppdrag och verifiera att uppdrag motsvarar ställda krav genom kontakt med angiven referens:

• uppdrag avseende försäljning av flergångskuddar, leveranser och service till vården eller vårdrelaterad verksamhet.
• uppdrag med försäljning av flergångskuddar, leveranser och service till vård eller vårdrelaterad verksamhet kan även innefatta bäddtextilier så som lakan, örngott, täcken m.m.

Leverantören svarar för att kontaktpersonerna är informerade om förutsättningarna för referenstagningen och att personerna är beredd att styrka de uppgifter som Leverantören lämnar i anbudet. Referenten ska kunna styrka Leverantörens yrkeskunnande och förmåga. Referenten ska även kunna intyga att uppdraget har utförts enligt avtalade villkor och kunna rekommendera Leverantören för kommande uppdrag.

Tilldelningskriterium

Kvalitet mätt i andel återvunnet material

Anbudsprover för barriärkudde kommer att utvärderas utifrån en modell som ger högre kvalitetsavdrag ju mer fyllningen innehåller återvunnen polyester i procent. Modell för kvalitetsavdrag:

• återvunnet material 0 % - 30 % anbudet diskvalificeras
• återvunnet material 31% - 60 % kvalitetsavdrag 80 000 kr
• återvunnet material 61% - 90 % kvalitetsavdrag 130 000 kr
• återvunnet material mer än 91% - 100% kvalitetsavdrag 230 000 kr

Teknisk specifikation

Innehåll av särskilt farliga ämnen (Kandidatförteckningen)

Offererade kuddar ska inte innehålla ämnen som finns upptagna på gällande kandidatförteckning (artikel 59 i Förordning (EG) nr 1907/2006 om Registrering, utvärdering, godkännande och begränsning av kemikalier (Reach)) i halter över 0,1 vikts% (1000 mg/kg) per ämne. Med 0,1 vikts% avses varje individuell del av en vara. Viktsprocenten avser varje individuell del av en sammansatt vara och avser alltså inte 0,1% av en sammansatt produkt, utan 0,1% av varje ingående del.

Om nya ämnen förs upp på förteckningen under avtalstiden, ska leverantören senast 6 månader efter den europeiska kemikaliemyndighetens (Echa) offentliggörande av en reviderad kandidatförteckning redovisa en handlingsplan för hur ämnet kan fasas ut. Observera att detta krav innebär mer än att bara uppfylla REACH-lagstiftningen.

Begränsning av biocider (antimikrobiell funktion)

Kuddarna ska inte vara biocidbehandlade. Definition enligt Artikel tre i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 528/2012 av den 22 maj 2012 om tillhandahållande på marknaden och användning av biocidprodukter.

Materialåtervinningsbara förpackningar och emballage

Förpackningar och emballage avsedda för engångsanvändning ska vara materialåtervinningsbara. Om sådana förpackningar och emballage är av plast ska det vara tillverkat av ett (1) material, vara tillverkat av polyeten eller polypropen samt vara transparent.

LCA, EPD, klimatdeklarationer eller liknande

Leverantören ska vid begäran lämna livscykelanalyser (LCA), miljövarudeklarationer (EPD), klimatdeklarationer eller andra liknande dokument, som finns upprättade eller som tas fram under avtalsperioden, för avtalade kuddar till Regionen.

Miljömärkning

Offererade kuddar ska vara miljömärkta med Oeko-Tex standard 100 klass I eller II, eller annan miljömärkning som Regionen bedömer likvärdig eller bättre.

Ska-krav

Miljöledningssystem

Leverantör ska arbeta systematiskt med miljöfrågor, till exempel i ett miljöledningssystem. I systemet ska minst ingå:

• ansvarig person för miljöarbetet i organisationen
• miljöpolicy som är antagen av högsta ledningen
• mål och handlingsplaner för de viktigaste miljöaspekterna i organisationen.
• utbildning av personal i organisationens miljöarbete
• rutin för att kontrollera att leverantörer och producenter uppfyller ställda krav
• rutiner för att följa upp, redovisa och rapportera hur miljömål uppfylls.

Tilldelningskriterium

Reparation och lagning av kläder och skor – 20%

Leverantören ska i sitt anbud beskriva om de kan erbjuda en tjänst av reparation och/eller lagning av de arbetskläder och eller skor som offereras samt hur denna tjänst kan användas av kommunen. I de fall en reparations- och lagningstjänst ska priser för olika typer av tjänster beskrivas.

• Reparations- och lagningstjänsten ska inte ersätta kravet på garantin av produkterna och den skyldighet leverantören har inom garantin
• Bedömningen av leverantörens beskrivning kommer att ske utefter om en reparations- och lagningstjänst kan erbjudas samt vilken omfattning som tjänsten innebär. Lika så kommer bedömningen inkludera hur smidigt det är för kommunen att använda tjänsten samt kostnaden

Återvunnet material i kläderna – 10%

Leverantören ska i prisbilagan ange i kolumn L om produkten har återvunnet material. Bedömning av leverantörens svar kommer att ske genom att summera ihop hur stor andel produktposter som har återvunnet material, undantaget produktposter för arbetsskor.

Teknisk specifikation

Återtagande av utslitna produkter

Leverantören ska kunna återta uttjänta produkter av arbetskläder för återanvändning eller återvinning. Med återanvändning och återvinning avses till exempel att den uttjänta produkten ersätter nytillverkat material, används för re-design, re-make eller liknande. Lika så kan den uttjänta produkten användas för forskning och utveckling för att utveckla teknik att öka återanvändningen av fibrer eller likande för att skapa bättre och fler cirkulära flöden inom textilindustrin.

Begränsning av farliga ämnen

Varor som kommer levereras ska inte innehålla ämnen som finns upptagna på gällande kandidatförteckning (artikel 59 i Förordning (EG) nr 1907/2006 om Registrering, utvärdering, godkännande och begränsning av kemikalier (Reach)) i halter över 0,1 vikts% (1000mg/kg) per ämne. Med 0,1 vikts% avses varje individuell del av en vara. Viktsprocenten avser varje individuell del av en sammansatt vara och avser alltså inte 0,1% av en sammansatt produkt, utan 0,1% av varje ingående del.

Om nya ämnen förs upp på förteckningen under avtalstiden, ska leverantören senast 6 månader efter den europeiska kemikaliemyndighetens (Echa) offentliggörande av en reviderad kandidatförteckning redovisa en handlingsplan för hur ämnet kan fasas ut. Genom att acceptera kravet intygar leverantören att kravet efterlevs. Kommunen har rätt att själva eller via ombud kontrollera att kravet är uppfyllt under avtalstiden. Kravet kan till exempel uppfyllas genom att leverantören har giltig licens från någon av nedan angivna märkningar för de levererade produkterna.

• Bra Miljöval Textil Kriterier 2012 (kategori fiber och beredning)
• Nordisk Miljömärkning (Svanen), Textiles, hides/skins and leather, version 4
• EU Ecolabel för textilprodukter, 2014/350/EU
• GOTS version 5.0 (2017) eller version 6.0 (2020)

Icke tillåtna färgämnen och pigment i textilier

De färgämnen och pigment som listas i tabellen (infoga tabell med relevanta ämnen här), ska inte förekomma i de textilier som levereras enligt kontraktet i högre halter än 50 mg/kg textil för varje enskilt ämne.

Vattenavvisande eller vattentät funktion där sådan funktion efterfrågas

I textilier med vattenavvisande eller vattentät funktion som levereras enligt kontraktet ska perflourerade föreningar eller cyliska siloxaner på gällande kandidatförteckning (artikel 59 Förordning (EG) 1907/2006 om registrering, utvärdering, godkännande och begränsning av kemikalier (Reach) inte ingå i halter över 100 mg/kg textil.

Flamskyddsmedel i textilier där flamskyddsfunktion efterfrågas

I textilier med flamskyddande funktion som levereras enligt kontraktet ska de ämnen som listas i tabellen (infoga tabell med relevanta ämnen här) inte ingå halter över 5 mg/kg textil.

Smuts- och oljeavvisande funktion i textilier där sådan funktion efterfrågas

I textilier med smuts-och oljeavvisande funktion som levereras enlig kontraktet ska följande ämnen inte ingå i högre halt än angivet i tabellen (infoga tabell med relevanta ämnen här).

Mjukgörare i beläggningar, ytsikt och tryck

För de textilier som levereras enligt kontraktet som har en beläggning/ytskikt och/eller tryck ska inte summan av ämnena i tabellen (infoga tabell med relevanta ämnen här) överstiga 0,1 viktprocent (1000 mg/kg textil).

Begränsning av biocider

Textilier som levereras enligt kontraktet ska inte vara biocidbehandlade.

Undantag: Textilier där biocidfunktion specifikt efterfrågas som en funktion.

Formaldehyder

Teknisk specifikation

Svart tablettask frukt

Förpackningen ska vara FSC-märkt eller liknande.

Enfärgad stiftpenna med clips

Stiftpenna som till stor del (minst ca 60 %) är tillverkad av återvunnet material eller av biologiskt nedbrytbart material.

Enfärgad/tvåfärgad kulspetspenna i växtfiber med klips

Pennan ska vara tillverkad av biologiskt nedbrytbart material (undantag fjäder och refill.

Reflexband, sk. Slap wrap

CE-märkta och godkända enligt EN-13356 standard.

Funktions t-shirt dam och herr

Verifikation etiskt hållbart producerad t ex: Fairtrade eller motsvarande.

Verifikation ekologiskt hållbart producerad t ex: Svanen, EU-blomman eller motsvarande.

Multiscarf ”buff”

Verifikation etiskt hållbart producerad t ex: Fairtrade eller motsvarande.

Verifikation ekologiskt hållbart producerad t ex: Svanen, EU-blomman eller motsvarande.

T-shirt för herr, dam och barn

Kortärmad t-shirt i 100 % ekologiskt och etiskt producerad bomull, ca 160 g/m2, rundringad hals.

Verifikation etiskt hållbart producerad till exempel: Fairtrade eller motsvarande. Verifikation ekologiskt hållbart producerad till exempel: Svanen, EU-blomman eller motsvarande.

Kasse "tyg"

PP non-woven och återvinns som plast.

Pappersmugg med lock som ett tillägg

Pappersmuggar 100% biologiskt nedbrytbara.

Isskrapa (ej P-skiva)

Miljövänlig variant av minst 50% av återvunnen plast.

Vattenflaska med lock

Sportflaska av bioplast från sockerrör, CO2-negativ. Livsmedelsgodkänd och BPA-fri.

Huvtröja och pikétröja för dam, herr och barn

Huvtröja i minst 80 % ekologiskt och etiskt producerad bomull, med delbart blixtlås fram, luva och fickor.

Mörk chokladbit med omslag i tre färger (grönt, turkost, rosa)

Verifikation etiskt hållbart producerad t.ex: Fairtrade eller motsvarande.

Verifikation ekologiskt hållbart producerad t.ex: EU-lövet eller motsvarande.

Svart tablettask salmiak

Förpackningen ska vara FSC-märkt eller liknande. Veganskt alternativ.

Tilldelningskriterium

Prövning av anbud utvärdering

Uppdraget upphandlas till ett fast pris per ton gipsavfall inklusive transport på 900,00 SEK exklusive moms. Utvärdering av kvalitet:

• Processbeskrivning återvinning
• Referensuppdrag

ÖGRAB bedömer inlämnad beskrivning enligt följande:

• Bra nivå = 10 poäng
• Acceptabel nivå = 5 poäng
• Underkänd nivå = 0 poäng

Referensgruppen kommer vid tilldelning motivera utvärderingen utifrån utvärderingskriterierna.

Referensgrupp = användare av produkten/tjänsten, sakkunniga inom område
Antaget blir det anbud med högst sammanlagd poäng i förhållande till bedömda utvärderingskriterier, vilket anses som det ekonomiskt mest fördelaktiga. Vid en situation där fler anbud får lika bedömning, sker en sluten prisförhandling.

Teknisk specifikation

Kvalitet, service, miljö, arbetsmiljö och trafiksäkerhet

Miljöbelastningen i uppdraget är en viktig del. Uppdragsgivaren och uppdragstagaren ska gemensamt sträva efter att minska miljöpåverkan. Transporterna ska följas upp och mätas kontinuerligt.

Uppdragstagaren ska dokumentera transporternas miljöpåverkan, och i rapporten ska framgå körda km, energiåtgång samt utsläpp av fossil koldioxid. Redovisning ska ske för varje kalenderår och redovisas under varje nästföljande februari månad till uppdragstagaren.

Uppdragsgivaren och uppdragstagaren ska samarbeta för att förbättra kvaliteten och servicen på hämtningsarbetet, registreringar och rapporteringar, personalens arbetsmiljö och trafiksäkerhet.

Miljöklassning och bränsle

Tunga fordon som ska användas i uppdraget ska minst uppfylla kraven för Euro V. Vid nyanskaffning av fordon som kommer att användas i transportuppdraget ska dessa fordon lägst uppfylla kraven för Euro VI. Drivmedel som används inom ramen för uppdraget ska uppfylla följande miljöklass eller motsvarande:

• Bensin Miljöklass 1: SS 15 54 22
• Diesel Miljöklass 1: SS 15 34 35
• Fordonsgas: SS 15 54 38 (biogasdelen), DIN 51624 (naturgasdelen)
• Etanol E85/E75: SS 15 54 80
• ED95 SS 15 54 37
• Biodiesel/RME/FAME: SS EN 14214
• HVO Diesel: SS­EN 15940
• DME: CAS nr. 115­10­6

Fossilfri El accepteras också som alternativ till flytande och gasformiga drivmedel.
Uppdragstagaren ska på begäran från uppdragsgivaren uppvisa dokumentation som visar vilka drivmedel som används inom uppdraget. Drivmedel som används inom ramen för uppdraget ska fysiskt innehålla max 10 % fossilt kol räknat som viktprocent av allt kol i drivmedlet. Andel fossilt kol bestäms i första hand genom specifikation från drivmedelsleverantören och vid tveksamhet genom C14­ metod t.ex. ASTM D6866.

Sparsam körning

Ska-krav (leverantör)

Reparation av skyltar som tjänst

I beställning av tjänster är ett visst antal timmar av reperation även medräknat.

Miljöledningssystem

Anbudsgivare ska i sin verksamhet bedriva ett systematiskt miljöarbete.

I uppdragsbeskrivningen av upphandlingen

Cirkulärt förhållningssätt

Målet med ett cirkulärt förhållningssätt är att skyltarna ska återbrukas i så stor utsträckning som möjligt. I första hand ska skylten återbrukas av beställaren. I andra hand ska skylten återbrukas av leverantören och i tredje hand ska skylten hanteras och återvinnas på bästa sätt. Leverantören som ingår ramavtalet ska tillsammans med Malmö stad skapa ett strukturerat system för inköp och hantering av skyltar för att säkerställa att:

• Stadens skyltar har ett gemensamt grafiskt språk och utgår från Malmös grafiska profil och riktlinjer.
• Stadens skyltar har gemensamma storlekar. Storleken kan variera i proportion till byggnaden men ska inte avvika från de typstorlekar som tas fram under avtalsperioden. Detta för att underlätta att skylten kan återbrukas.
• Skyltar ska kunna repareras där endast skadade komponenter byts ut och inte hela skyltar.
• Stadens skyltar ska konstrueras på ett sätt så att dem kan återanvändas på plats genom att skylten folieras om eller att fronten byts ut (modulära skyltar).
• Skyltar som inte längre kan användas på en plats ska cirkulera och återanvändas på annan plats. Skylten ska tillfälligt lagerföras hos leverantören.
• Skyltar som inte längre kan användas av staden men där hela eller delar av skylten kan återanvändas i leverantörens produktion ska återtas av leverantören.
• När skylten eller delar av skylten inte kan återbrukas ska materialet återvinnas.
• Leverantören ska ha en etablerad process för materialåtervinning och avfallshantering och sträva efter en optimal materialåtervinningsprocess där skyltens olika material separeras för att återvinnas var för sig. För att säkerställa ovan behov kommer det att krävas ett nära samarbete mellan leverantören och Malmö stad under avtalsperioden.

Tilldelningskriterium

(leverantör och produkt)

Skyltar i ett cirkulärt flöde

Skyltar och dess material ska återanvändas i så stor utsträckning som möjligt för att minska klimatpåverkan genom slutna materialloopar, långsamma materialflöden och lång produktlivslängd. Skyltarna ska i första hand återbrukas av beställaren, i andra hand återbrukas av leverantören och i tredje hand återvinnas på bästa sätt.

Återbruk hos beställaren- lagerhållning av skyltar

• Leverantören ska temporärt lagerhålla skyltar som tidigare beställts och som kan återanvändas av beställaren på annan plats. Leverantören ska i första hand erbjuda lagerförda skyltar när beställaren lägger en beställning, förutsatt att skyltens konstruktion och storlek är förenligt med ändamålet. Det ska ses som ett samarbete mellan parterna med det gemensamma målet att skyltar återanvänds istället för att det köps nya skyltar. Uppföljning ska göras halvårsvis där parterna går igenom lagersaldot och arbetar för att det sker en omsättning av lagret. Det ska ske en dialog mellan leverantören och Malmö stads kommunikationsavdelning avseende bedömning om vilka skyltar som lagerhålls och vilka skyltar som istället återbrukas hos leverantören eller återvinns.
• Leverantören ska maximalt lagerföra 50 skyltar och en skylt ska lagerföras i högst 12 månader, om inget annat överenskommes mellan beställaren och leverantören. Lagerhållna skyltar som inte omsätts inom 12 månader överlåts till leverantören, såvida inte beställaren beslutar att själv återta skylten. I sådana fall ska leverantören kompenseras för lagerhållningen som skett.
• Leverantören ansvarar för att eventuellt reparera och rengöra lagerförda skyltar.
• Ersättning för lagerplats och underhåll erläggs genom att leverantören tar ut ett pris vid beställning av lagerförd skylt. Leverantören avgör själv prissättningen på lagerförda skyltar. Prisnivån ska ligga i rimlighet till kostnaden för lagerplats, lagerkontroll och underhåll av skylten. Priset får inte vara högre än avtalspris för ny produkt.
• Befintliga skyltar i staden ska ingå i ovan lagerhållning och återbrukas av beställaren. Förutsättningen är dock att skylten är i ett godkänt skick och kan folieras om. Det ska ske en dialog mellan leverantören och Malmö stads kommunikationsavdelning avseende bedömning om vilka befintliga skyltar som ska lagerhållas.

Mervärde

• Det ger mervärde i form av 10% avdrag på utvärderingspriset om anbudsgivaren har ett uttalat arbetssätt och erfarenhet av att lagerföra skyltar åt kunder, där skyltar som inte längre används på ett område hos kunden tillfälligt lagerförs hos anbudsgivaren för att sedan placeras på ett annat område hos kunden.
• Anbudsgivaren ska lämna in en beskrivning på hur detta arbete ser ut och bifoga två referenser från två olika kunder. Referensuppdragen ska ha utförts under de senaste tre (3) åren (räknat från sista anbudsdag) med ett årligt avtalsvärde på minst 200 000kr där lagerhållning av kundens skyltar varit en del av uppdraget. För referensuppdrag ska anges vem som är beställare, beställarens kontaktperson med kontaktuppgifter. Vänligen säkerställ att kontaktpersonen är anträffbar för kontroll.

Återbruk hos leverantören- återtagande av sålda skyltar

Vid försäljning av skyltar förbinder sig leverantören att återta skyltar när dem inte längre kan användas av beställaren, men där hela eller delar av skylten kan återanvändas i leverantörens produktion. Återtagandet av skyltar ska gälla även vid ramavtalets utgång och ingår som en del av köpvillkoret och ska gälla minst 4 år efter ramavtalets utgång.

Mervärde

• Det ger mervärde i form av 10% avdrag på utvärderingspriset om anbudsgivaren har ett uttalat arbetssätt och erfarenhet av att efter användning återta skyltar från kunder och återbruka hela eller delar av skylten i sin produktion. Det ska vara ett systematiskt tillvägagångssätt som ger anbudsgivaren incitament att återta skylten och som anbudsgivaren kommer överens med kunden vid införskaffandet.
• Anbudsgivaren ska lämna in en beskrivning på hur detta arbete ser ut och bifoga två referenser från två olika kunder med tillhörande fakturor, offerter eller liknande dokument där det framgår att anbudsgivaren förbundit sig att återta skylten efter användning för att återbruka hela eller delar av skylten i sin produktion. Referensuppdragen ska ha utförts under de senaste tre (3) åren (räknat från sista anbudsdag). För referensuppdrag ska anges vem som är beställare, beställarens kontaktperson med kontaktuppgifter. Vänligen säkerställ att kontaktpersonen är anträffbar för kontroll.

Återvinning av skyltar och elektriskt material

Anbudsgivaren ska ha en väl utförd materialåtervinningsprocess och avfallshantering, där det sker rapportering till Naturvårdsverket enligt producentansvar för elutrustning Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Anbudsgivaren ska inkomma med registreringsbevis och senaste rapportering till Naturvårdsverket.

Mervärde

• Det ger mervärde i form av 20% avdrag på utvärderingspriset om anbudsgivaren har ett uttalat arbetssätt och erfarenhet av en optimal materialåtervinningsprocess. En optimal materialåtervinningsprocess innebär att skyltar så som belysta skyltar är isärtagbara och att det sker en process där skyltens olika material separeras för bäst möjliga materialåtervinning. Det ska vara möjligt att separera material så som aluminium, plast, glas och elektronik från skyltarna.
• Under avtalsperioden ska leverantören och upphandlande myndighet se över möjligheterna att förbättra materialåtervinningsprocessen ytterligare.

Teknisk specifikation

(produkt)

I beskrivning av beställning av skylt

Ska vara isärtagbar för service och reparation.

Fristående bokstäver, lådskyltar

Ftalater

Offererade produkter ska vara ftalatfria, vilket innebär att varje enskilt ämne (nr 1-18) listat nedan inte ska överstiga 0,1 viktprocent (1000 mg/kg).

1. Di(2-ethylhexyl)ftalat (DEHP), CASnr 117-81-7
2. Bis(2-metoxietyl)ftalt; Di(2-metoxietyl)ftalat (BMEP;DMEP), CASnr 117-82-8
3. Dipentylftalat (DDP), CASnr 131-18-0
4. Diisopentylftalat (DIPP), CASnr 605-50-5
5. 1,2-bensendikarboxylsyra di-(C7-11)-alkylestrar, grenade och raka (BHNUP), CASnr 68515-42-4
6. Di (grenade (C6-C8)) alkylftalater (DIHP), CASnr 71888-89-6
7. N-pentylisopentylftalat, CASnr 776297-69-9
8. Diisobutylftalat (DIBP), CASnr 84-69-5
9. Dibutylftalat (DBP), CASnr 84-74-2
10. Dihexylftalat (DnHP), CASnr 84-75-3
11. 1,2-bensendikarboxylsyradipentylester, grenad och rak, CASnr 84777-06-0
12. Benzylbutylftalat (BBP), CASnr 85-68-7
13. 1,2-bensendikarboxylsyra dihexylester, grenad och rak, CASnr 68515-50-4
14. 1,2-Bensendikarboxylsyra, di-C6-10-akylester, CASnr 68515-51-5
15. 15.1,2-Benzenedikarboxylsyra, blandad decyl- och hexyl- och oxtylester, CASnr 68648-93-1
16. Diisononylftalat (DIND), CASnr 28553-12-0 och 68515-48-0
17. Diisodecylftalat (DIDP), CASnr 26761-40-0 och 68515-49-1
18. Di-n-oktylftalat (DNOP), CASnr 117-84-0

Innehåll av plast

Offererade produkter som är tillverkade av eller har delar som är tillverkade av plast ska inte innehålla följande ämnen i halter överstigande 0,1 viktprocent:

• Bly och dess föreningar
• Admium och dess föreningar
• Kvicksilver och dess föreningar
• Sexvärt krom och dess föreningar
• Tennorganiska föreningar
• PAH (Polycykliska aromatiska kolväten)
• Bisfenoler (fri form ej bundna i materialet)

Med 0,1 viktprocent avses varje individuell del av en vara

Innehåll av särskilt farliga ämnen (kandidatförteckningen)

Samtliga produkter i leverantörens sortiment ska inte innehålla ämnen som finns upptagna på gällande kandidatförteckning (artikel 59 i Förordning (EG) nr 1907/2006 om Registrering, utvärdering, godkännande och begränsning av kemikalier (Reach)) i halter över 0,1 vikts% (1000mg/kg) per ämne. Med 0,1vikts% avses varje individuell del av en vara*.

• Om leverantören innehar produkter som innehåller dessa ämnen och som överstiger nämnd halt ska detta meddelas upphandlande myndighet. Leverantören ska då lämna in en lista på berörda produkter.
• Om nya ämnen förs upp på förteckningen under avtalstiden, ska leverantören senast 6 månader efter den europeiska kemikaliemyndighetens (Echa) offentliggörande av en reviderad kandidatförteckning redovisa en handlingsplan för hur ämnet kan fasas ut.

* Viktsprocenten avser varje individuell del av en sammansatt vara och avser alltså inte 0,1% av en sammansatt produkt, utan 0,1% av varje ingående del enligt Reach.

Tillhörande tjänster - Service och underhåll

Alla skyltar ska vara konstruerade för att möjliggöra underhåll på ett enkelt och praktiskt sätt. Underhåll avser rengöring, lagning samt utbyte av skadade skyltar eller komponenter. Kostnader för reservdelar och lagningar ska stå i proportion till anbudspriser. Leverantören ska erbjuda reparationer av sina skyltar i minst 4 år efter försäljning.

• Rengöring: Leverantören ska erbjuda tvätt och rengöring av skyltar, oberoende om skylten införskaffats från leverantören eller annan aktör.
• Reparationer: Beställaren ska kunna beställa reparationsarbete av leverantören. Inställelsetid vid reparationer ska vara högst fjorton (14) arbetsdagar efter beställd reparation. För sådana reparationer som omfattas av garanti utgår inte särskild ersättning.

Ska-krav

Miljöledningssystem

Anbudsgivare ska i sin verksamhet bedriva ett systematiskt miljöarbete.

Referenser

Anbudsgivare ska ha en organisation med erforderlig kapacitet, yrkeskunnande och erfarenhet för att utföra uppdraget. Anbudsgivaren ska ha utfört minst tre (3) referensuppdrag under de senaste tre (3) åren (räknat från sista anbudsdag) av liknande art och omfattning med det som efterfrågas i denna upphandling till privat och/eller offentlig sektor. Med liknande menas två (2) mindre uppdrag som avser leverans av enstaka (två eller fler) möbler som antingen är renoverade (rekonditionerade, omtapetserade etc.) eller levererats i ursprungligt skick, samt minst ett (1) större uppdrag som avser leverans av möbler och inredning i kontorsmiljö och/eller läromiljö i skola.

Uppdragen kan vara av sådan karaktär att lokalerna saknat möblemang och anbudsgivare har levererat fullt möblerad inredning, eller att lokalerna haft befintliga möbler som renoverats och eventuellt kompletterats med anbudsgivarens återbrukade möbler.

Reservdelar

Leveranstid för eventuella reservdelar till leverantörs sålda produkter som beställaren önskar byta själv ska vara beställaren tillhanda inom skälig tid efter beställning.

Garantier

Garantitid på möbler och inredning ska vara minst ett (1) år för elkomponenter samt minst tre (3) år för möbler räknat från den dag produkt i sin helhet har levererats. Detta avser inte synliga skador som finns på produkter vid köp eller skador som beställaren blivit informerad om. Skador som beställaren informerats om ska stå på orderbekräftelsen och faktura.

Lagkrav: CE-märkning och kemikalielagstiftning

Elektriskt manövrerade produkter ska vara CE-märkta, i enlighet med EU:s Maskindirektiv 2006/42/EG, eller lågspänningsdirektivet 2014/35/EU, i de fall där sådan märkning krävs. Leverantören ska vid begäran inkomma med en försäkran om att gällande lagstiftning enligt REACHförordningen, RoHS-direktivet, POPs-förordningen och biocidförordningen som är relevanta för den offererade produkten uppfylls.

Innehåll av kemiska ämnen: Trä

För varor eller delar av varor som består av trä ska leverantören alltid lacka om varan i de fall den tidigare lacken är avskavd eller att det på annat sätt uppstått olackerade ytor på varan. På detta sätt kapslas äldre kemikalier, från exempelvis lim, in i produkten istället för att släppas ut i de lokaler där varan kommer att användas.

Innehåll av kemiska ämnen som är inköpta och tillsatta av leverantören i möbelrenoveringssyfte

För möbler och inredning som ska säljas vidare till Malmö stad, ställs följande krav på material och kemiska produkter som är inköpta och tillsatta av leverantören i möbelrenoveringssyfte. Kraven omfattar även de material som leverantör tillsätter vid lackering eller annan ytbehandling. Samtliga krav finns hos Upphandlingsmyndigheten och i bilaga UHMs hållbarhetskriterier.

• Ytbehandling av trä, plast och/eller metall (Krav ID: 10028:2) bas
• Flamskyddsmedel i textilier, plast och stoppningsmaterial (Krav ID: 10029:3) bas
• Lim som används vid tillverkning av möbler (Krav ID: 10030:2) bas
• Märkning av plastdelar (Krav ID: 10032:2) bas
• Plasters innehåll (Krav ID: 11014:1) bas
• Stoppningsmaterial (Krav ID: 11021:1) bas
• Miljö- och hälsofarliga ämnen i plast och stoppningsmaterial (Krav ID: 11480) avancerad
• Mjukgörare i plaster och stoppningsmaterial (Krav ID: 11525) bas
• Färgämnen i möbeltextil (Krav ID: 11023:2) bas
• Formaldehyd i möbeltextil, skinn eller läder (Krav ID: 11025:1) bas
• Formaldehyd i träbaserade skivor (Krav ID:11022:1) bas
• Emissioner från stoppningsmaterial (Krav ID:11526) avancerad
• Begränsning av biocider (Krav ID: 11029:1) bas
• Innehåll av metaller i färdigbehandlat skinn och läder (Krav ID: 11026:1) bas
• Begränsning av särskilt farliga ämnen (kandidatförteckningen) (Krav ID: 11478) bas
• Inköp av lagligt timmer för möbelproduktion (Krav ID:11472) bas

Nytillsatta material ska inte innehålla aktivt tillsatt krom (vare sig sexvärt krom (Cr(VI) eller trevärt krom (Cr(III) eller PVC. För kablar till elektroniska produkter (ex höj- och sänkbara bord) accepteras PVC. Dock ser Malmö stad att leverantörer tittar på alternativa hållbara material under avtalsperioden.

Mätning av miljöbesparing

Ett (1) år efter avtalsstart ska antagen leverantör delta i dialog med staden kring mätning av miljöbesparing (exempelvis CO2-besparing) genom avrop på avtalet. Ett möte för dialog kommer att bokas i samband med avtalsstart.

EPD

För att kartlägga en produkts miljöprestanda ur ett livscykelperspektiv finns flera olika certifieringar, såsom exempelvis det internationella EPD®-systemet verifierat enligt standarderna ISO 14025 och EN 15804.

Teknisk specifikation för alla

Återbrukade möbler och inredning

För ramavtalet definieras en återbrukad möbel som begagnad, second hand, andrahand, återanvänd, inte ny möbel, dvs en möbel som har använts av minst en annan ägare/brukare. Undantag:

1. Byte av en bordsskiva och använda en nyproducerad bordsskiva, om resterande del av bordet består av återbrukade delar.
2. Byte av tyg och använda ett nyproducerat tyg, om resterande del av produkten består av återbrukade delar. Gäller även stoppning.
3. Mindre komponenter som kardborrband, blixtlås, tygstoppar, möbeltassar, häftklammrar, skruv, spik, gångjärn, hjul, gasfjädrar i stolar och andra liknande komponenter
4. Demo/visningsprodukter som inte har haft en tidigare ägare/brukare
5. Produkter som blivit fraktskadade och returnerats till leverantör men ej brukats av tidigare ägare/brukare

Anbudsgivare ska ange en generell rabattsats på återbrukade möbler och inredning. Rabattsatsen ska beräknas på publicerade priser på anbudsgivares hemsida (i de fall det finns publicerade priser). Rabattsatsen är fast under hela avtalsperioden och är att ses som lägsta rabatt. Leverantör kan vid specifikt avrop erbjuda högre rabattsats.

Krav på tillsatta material och kemiska produkter i samband med renovering

Nya material och kemiska produkter (t.ex. ytbehandling) som tillsätts av leverantör eller underleverantör i renoveringssyfte, antingen på begagnade möbler som ska levereras inom ramavtalet, ska minst uppfylla hållbarhetskrav enligt bilaga (infoga en bilaga med hållbarhetskrav) om produkten är avsedd för miljö där barn ska vistas regelbundet (exempelvis möbler till skola och förskola) och bilaga (infoga en bilaga med hållbarhetskrav för produkter i miljöer där barn vistas). Upphandlande myndigheter kan begära att nya material och kemiska produkter ska uppfylla krav enligt hela eller delar av förteckningen över krav enligt bilaga (infoga en bilaga med hållbarhetskrav). Begäran om relevant kravuppfyllnad ska framgå av beställaren vid avrop, dvs före renoveringen utförs.

Upphandlande myndigheter kan begära att nya material och kemiska produkter ska uppfylla krav enligt hela eller delar av förteckningen över krav enligt bilaga 06 Hållbarhetskrav nivå spets. Begäran om relevant kravuppfyllnad ska framgå av beställaren vid avrop, dvs före renoveringen utförs.

Tvättkemikalier vid möbeltvätt (textil och stoppning)

Vid möbeltvätt ska krav i bilaga (infoga en bilaga med hållbarhetskrav) uppfyllas.

Spill och återvinning

Leverantören ska sträva efter att minimera spill som uppstår. Överblivet material som inte kan användas till annat ska återvinnas enligt gällande föreskrifter och lagar.

Re-design

Leverantören ska erbjuda re-design av möbler som t ex befinner sig i sin livslängds slutfas, som den upphandlande myndigheten inte har behov av längre eller att möblerna inte anses ha ett tillräckligt stort andrahandsvärde för vidareförmedling/avyttring. Med re-design menas att de huvudsakliga beståndsdelarna av en möbel tas tillvara i syfte att producera en ny möbel av materialet som omhändertas.

T.ex. att bordsskivor görs om till hyllplan eller större bord görs om till mindre bord etc. Defintionen är: Leverantör återanvänder stommar och material från beställares möbler till att förvandla en möbel eller inredning från en färg eller funktion till en annan enligt beställarens önskemål om mått, design och behov. Exempelvis att leverantören tillverkar en receptionsdisk, omvandla konferensbord till soffbord eller göra hyllplan av gamla skrivbordsskivor osv.

Försäljning och uthyrning

Leverantören ska erbjuda försäljning och uthyrning av återbrukade möbler. Den upphandlande myndigheten kan även ha behov av att hyra möbler under både kortare och längre tidsperioder. Under hyresperioden äger Leverantören produkten och efter hyresperioden återtar leverantören produkten. Detaljerade uthyrningsvillkor framgår av kontraktsvillkoren.

Möbeluppgradering i samband med försäljning

Leverantören ska kunna utföra möbeluppgradering av möbler som leverantören säljer. Beroende på möbeltypen som ska uppgraderas upplyser den upphandlande myndigheten i största möjliga grad specificera vilka åtgärder som ska utföras (till exempel omlackering av metalldelar, och/eller ombehandling av träytor, omstoppning/-klädning, ombyggnad av skrivbord etc.). Leverantören ska, om den upphandlande myndigheten begär, vara behjälplig med rådgivning om materialval.

Möbeltapetsering

Leverantören ska kunna tillhandahålla tjänster gällande omtapetsering av klädda möbler. Det innebär att leverantören ska ha tillgång till ett brett utbud av textilier/läder och stoppningsmaterial. Leverantören ska, om beställaren så begär, vara behjälplig med rådgivning gällande val av tyg och stoppning.

Inventering

Leverantören ska erbjuda inventering av den upphandlande myndighetens möbler. Syftet är att den upphandlande myndigheten ska få en uppfattning om möbelinnehavet som finns inom organisationen (eller inom specifik del av organisationen)- vilka möbler som finns, i vilka volymer etc. Inventerade möbler ska anbudsgivaren kunna registerföra i t ex Excel-format eller föra in i ett inventariesystem/molnbaserad IT-plattform som den upphandlande myndigheten hänvisar till. Inventering ska erbjudas både på plats hos den upphandlande myndigheten och på distans. Vid inventering på distans kan exempelvis den upphandlande myndigheten bistå med delar som kräver fysisk närvaro. Inventeringen ska resultera i en lista bestående av minst följande:

• Kontaktperson:
• Verksamhet:
• Rumsnummer:
• Möbelkategori:
• Bild/bilder:
• Beskrivning av möbel: (Mått, material, klädsel, färg m.m)
• Beskrivning av skick:
• Tillverkare/modell:
• Antal:

Klassificering av den upphandlande myndighetens möbler och framtagande av åtgärdsplan

Leverantören ska erbjuda objektiv klassificering/analys över beställarens befintliga möbler/inredning och ange en skriftlig åtgärdsplan i samråd med beställaren. Åtgärdsplanen ska den upphandlande myndigheten kunna använda vid framtida avrop.

• Möbler som kan behållas i befintligt skick
• Möbler som t ex behöver omklädsel, ny stoppning, slipning, lackning, renovering, komponentutbyte etc.
• Möbler som behöver möbeltvätt
• Möbler som kan delas internt, säljas vidare eller skänkas
• Möblerna som är i så pass dåligt skick och behöver gå till återvinning
• Möbler som är lämpade för re-design

Klassificeringen kan ske i både större och mindre lokaler. Med klassificeringen ska en skriftlig åtgärdsplan med minst nedan innehåll dokumenteras av Leverantören:

• Rumsnummer (var möblerna finns)
• Möbelkategori
• Antal
• Tillverkare/modell
• Bild/bilder
• Beskrivning av möbel: (Mått, material, klädsel, färg m.m)
• Kommentar/rekommendation (kan återbrukas, säljas, skänkas, kan re-designas, bör återvinnas)
• Motivering till föreslagen åtgärd

Avyttring av den upphandlande myndighetens möbler

Leverantören har möjlighet att köpa möbler från den upphandlande myndigheten genom förnyad konkurrensutsättning.

I kostnaden för avyttring ingår samtliga kostnader förknippade med bortforsling av möbler ur den upphandlande myndighetens lokaler. Anbudsgivare åtar sig att värdera samtliga möbler som den upphandlande myndigheten avser att avyttra samt subtrahera möblernas värde ifrån kostnaden för avyttringen.

Anbudsgivare ansvarar för att samtliga tillämpliga lagar och förordningar uppfylls i samband med att de möbler som avyttrats via ramavtalet återintroduceras på marknaden.

Vid avyttring kontaktar den upphandlande myndigheten antagna leverantörer med produktinformation och bilder på möblerna. Den leverantör som erbjuder högst pris får köpa möblerna. Den upphandlande myndigheten kan, i avyttringsförfrågan, beroende på momsplikt meddela hur moms ska hanteras av leverantören i sin prissättning.

Om en upphandlande myndigheten har ingen skyldighet att vända sig till ramavtalsleverantörerna vid avyttring utan detta ska endast ses som en möjlighet.

Information om uttjänt textil

En mer cirkulär hantering av textilier innebär även att uttjänta textilier omhändertas på bästa sätt. Leverantören ska kunna redovisa vad som händer med uttjänt textil/kasserad textil (exempelvis återanvändning, återvinning, förbränning, färgning, svinn och så vidare). Leverantören ska kunna visa att det här villkoret är uppfyllt genom beskrivning av på vilket sätt textilierna kasseras (exempelvis för återanvändning, återvinning, förbränning, färgning, svinn och så vidare) och vem som tar emot dem.

Handlingsplan

Leverantören ska ange en handlingsplan för existerande möbler för respektive tre områden:

1. Cirkulär utveckling
2. Incitament för att tjänsterna används
3. Samarbete

Spill och återvinning

Anbudsgivaren ska sträva efter att minimera spill som uppstår i samband med möbelrenovering. Överblivet material som inte kan användas till annat ska återvinnas enligt gällande föreskrifter och lagar.

Teknisk specifikation återbrukade möbler och relaterade tjänster (A)

Obligatoriska tjänster

Följande tjänster är kopplade till timpris/takpris, enligt anbudet, som enbart kan underskridas vid offerering:

• Rekonditionering
• Möbeltapetsering
• Snickeri och lackering
• Re:design
• Hyra*
• Återköp*

Leverans och montering av möbler och inredning är obligatoriskt och är kopplade till ett timpris/takpris, enligt anbudet, som enbart kan underskridas vid offerering. Utöver kostnad för tjänsterna ovan ska följande ingå kostnadsfritt:

1. Grundläggande inredningsrådgivning och offerering
2. Tjänsterna offereras separat (ej timpris)
3. Det är möjligt för leverantör att under avtalsperioden utöka tjänsteportföljen om denne saknar en nämnd relaterad tjänst vid anbudstillfället
4. Om avyttring blir aktuellt under avtalsperioden kommer en dialog att föras mellan beställare och leverantör angående prisbild för utförandet.

Önskvärda tjänster

• Inventering av befintliga möbler*
• Magasinering*
• Avyttring***

Leverans och montering av möbler och inredning är obligatoriskt och är kopplade till ett timpris/takpris, enligt anbudet, som enbart kan underskridas vid offerering. Utöver kostnad för tjänsterna ovan ska följande ingå kostnadsfritt:

• Grundläggande inredningsrådgivning och offerering
• Tjänsterna offereras separat (ej timpris)
• Det är möjligt för leverantör att under avtalsperioden utöka tjänsteportföljen om denne saknar en nämnd relaterad tjänst vid anbudstillfället
• Om avyttring blir aktuellt under avtalsperioden kommer en dialog att föras mellan beställare och leverantör angående prisbild för utförandet.

PVC

Möbler som offereras ska inte innehålla PVC, med undantag för elkablar.

Krom, nickel, zink

Möbler som offereras ska inte innehålla komponenter som är avsedda för regelmässig kontakt med hud (t.ex. armstöd) som är ytbehandlade med krom, nickel eller zink.

Möbler som offereras ska inte innehålla komponenter som är ytbehandlade med ytbehandlingsprodukter innehållande sexvärt krom (Cr(VI)). Ytbehandling med trevärt krom (Cr(III)) i kombination med nickel och/eller zink accepteras för komponenter på stapelbara möbler, fällbara möbler eller möbler som kan utsättas för kraftigt slitage (t.ex.underreden, ben).

Mjukgörare, flamskyddsmedel, tungmetaller

Det finns en risk att äldre stoppning/fyllningsmaterial av skumplast/skumgummi innehåller otillåtna halter av skadliga mjukgörare, flamskyddsmedel och tungmetaller. Därför ska stoppning/fyllning av skumplast i möbler som är äldre än år 2015 bytas ut i alla produkter som levereras inom ramavtalet.

Ny stoppning/fyllning ska uppfylla krav enligt bilagorna UHMs hållbarhetskriterier - Bas samt UHMs hållbarhetskriterier - Avancerad.

Teknisk specifikation återbrukade möbler skola (B)

Önskvärda tjänster

• Rekonditionering
• Möbeltapetsering
• Snickeri och lackering
• Re:design
• Hyra*
• Återköp*
• Inventering av befintliga möbler*
• Magasinering*
• Avyttring***

Leverans och montering av möbler och inredning är obligatoriskt och är kopplade till ett timpris/takpris, enligt anbudet, som enbart kan underskridas vid offerering. Utöver kostnad för tjänsterna ovan ska följande ingå kostnadsfritt:

• Grundläggande inredningsrådgivning och offerering
• Tjänsterna offereras separat
• Det är möjligt för leverantör att under avtalsperioden utöka tjänsteportföljen om denne saknar en nämnd relaterad tjänst vid anbudstillfället
• Om avyttring blir aktuellt under avtalsperioden kommer en dialog att föras mellan beställare och leverantör angående prisbild för utförandet.

Möbels ålder

Ursprungsmöbeln ska ej vara äldre än från år 2015

PVC, krom, nickel, zink

Möbler som offereras ska inte innehålla PVC Möbler som offereras ska inte innehålla komponenter som är ytbehandlade med krom (vare sig sexvärt krom (Cr(VI) eller trevärt krom (Cr(III). Ytbehandlingar med nickel eller zink accepteras för bords- och stolsben.

Leverantörs materialkännedom

Om leverantören inte har kännedom om kemiskt innehåll och kan garantera aktuell laguppfyllnad ska textila delar, skumgummi- och plastmaterial ersättas med nya material som uppfyller krav enligt bilaga UHMs hållbarhetskriterier.

Möbelfakta

Det är önskvärt att möblerna som offereras ska vara hållbarhetmärkta med Möbelfakta. I sådana fall där miljömärkning finns ska giltig licens kunna visas på begäran.

Tilldelningskriterium

Energiförbrukning

TEC-värde, eller Typical Electricity Consumption, avser en produkts energikonsumtion vid normaltypiskt användande. I huvudsak framtaget för att kunna ranka produkter för energieffektivitetsstandarden ENERGY STAR. Exempelvis i kategorin skrivare avser TEC värdet antalet kWh/vecka vid normaltypiskt användande. TEC-värdet ska vara baserat på ENERGY STAR 3.0. Ger 0 till 5 poäng per kategori baserat på vilken intervall som typkonfigurationen uppfyller.

Teknisk specifikation

Särskilda miljökrav: Återvunnen plast

Leverantören ska ha en plan för att öka andelen återvunnen plast i dokumenthanteringsprodukterna och i förbrukningsmaterial. Med återvunnen plast menas plast återvunnen efter konsumentledet (post consumer recycled plastics).

Ska-krav

Miljö- och Kvalitetssäkring

Om anbudsgivaren inte är certifierad enligt ISO eller motsvarande skall anbudsgivaren senast vid kontraktsstart minst uppfylla nedanstående krav. Anbudsgivare skall vid kontraktsstart ha ett dokumenterat och tillämpat kvalitetssäkringssystem som minst skall omfatta:

• Kvalitetspolicy som beskriver anbudsgivarens intentioner, genomförande och uppföljning inom kvalitetsområdet
• Beskrivning av verksamhetens processer med dels rutiner för förebyggande åtgärder och dels rutiner för omvandling av kundkrav till krav på tjänster/ processer och service
• Leverantören skall vid kontraktsstart ha ett miljöledningssystem som kan användas för att minska miljöpåverkan från uppdraget. Systemet skall omfatta den verksamhet som utför transporterna, inklusive underleverantörer, och skall minst inkludera följande delar:
  – en införd miljöpolicy
  – rutiner som säkerställer att lagar och föreskrifter som berör verksamheten efterlevs
  – rutiner och metoder för redovisning och rapportering till den upphandlande myndigheten

Teknisk specifikation

Tillgänglighet, reparationer, in- och utlämning mm

Beställarna är i behov av råd, reparation av mobiltelefoner samt uthämtning av tillbehör. Service, inlämning och uthämtning av mobiltelefoner samt tillbehör skall kunna ske under dagtid på vardagar inom Ronneby tätort. Reparationer av spruckna skärmar skall kunna ske på plats och kunna åtgärdas inom 4 timmar.

Reparation och service

Leverantören skall hantera garantiservice och reparationer av saluförda produkter. Leverantören står för fraktkostnad till leverantörens servicepart vid retur av både garantiservice och reparation mot kostnadsförslag. Vid reparation utanför garantin skall om Beställaren så begär ett kostnadsförslag skickas och accepteras av beställaren innan reparation utförs. I övrigt gäller krav under punkt 4 Kriterier för ökad livslängd.

Återbruk, miljökrav

De upphandlande myndigheterna ställer krav på miljö och klimatpåverkan. Effekten är en ökad cirkularitet genom att ställa krav på bland annat incitament för ökad livslängd/användandetid av maskiner och bättre återvinnings- eller återanvändningshantering. Det är viktigt att värna om den biologiska mångfalden och arbeta för att stoppa klimatförändringar, försurning, övergödning, spridningen av skadliga kemikalier och mycket annat.

Den totala miljöbelastningen måste minska. Företag som miljöanpassar sin produktion och sina produkter är mycket viktiga i det arbetet. Målet är att minska miljöbelastningen, dels genom ökad energieffektivisering dels att gynna en förlängd användningstid och dels att gynna återanvändning och miljöriktig återvinning genom:

• att maskinernas påverkan på miljö, natur och hälsa minskar
• att det ska vara enkelt för beställaren att göra ett hållbart val
• att företaget utvecklar mer hållbara affärsmodeller som gynnar återbruk, bättre och effektivare produkter och som ger beställaren större möjligheter att använda maskinerna på ett miljömässigt bättre sätt.

Funktionella krav

• Levererade telefoner skall vara avsedda för den Svenska marknaden.
• Leverantören skall ha ett eget Apple DEP ID för att hantera Apple DEP i egen regi. Eget Apple DEP ID skall anges vid inlämning. Vid beställning av mobiltelefon skall den vara registrerad med DEP
• Leverantören skall erbjuda Samsung Knox i egen regi. Eget Samsung Knox ID skall anges vid inlämning. Vid beställning av mobiltelefon skall den vara registrerad med Samsung Knox.
• Leverantören skall kunna leverera enkla och avancerade modeller under hela avtalstiden inkl optionsåren
• Offererade mobiltelefoner skall inte vara låsta till en specifik operatör.
• Samtliga modeller skall vara kompatibla med 4 G nätet
• Samtliga modeller, undantag för den enkla modellen, skall vara utrustad med NFC
• För samtliga modeller som utrustas med NFC skall det i leverantörens utbud finnas minst 1 st skydd som inte hindrar NFC läsning
• Till respektive leverans om mobiltelefon skall en tydlig dokumentation på svenska, bifogas där det framgår hur man sköter telefonen för att ställda hygienkrav, i bl a omsorgsverksamheten, skall uppnås

Utbud av mobiltelefoner

• Mobiltelefon, ej smartphone
• Smartphone Standard: Typ: Enklare smartphone IOS och Android i lägre prisklass, dock ej senaste modeller
• Smartphone Avancerad: Typ: Avancerad smartphone IOS och Android dvs nyare modeller i högre prisklass
• Smartphone Robust: Typ: Smartphone IOS och Android dvs en tåligare modell
• Leverantören skall kunna erbjuda telefonmodeller som stödjer dual-sim
• Utöver standardutbudet av mobiltelefoner skall Beställaren ha tillgång till Leverantörens övriga sortiment för köp av enstaka telefoner med särskilda funktionskrav som specificeras unikt vid varje tillfälle.

Lånemobil

Om skadan inte kan repareras inom åtta arbetstimmar skall leverantören erbjuda en godtagbar lånemobil till beställaren utan extra kostnad.

Reparation eller inbyte

Leverantören skall ha en systematisk lösning för reparationer eller inbyte av skadade mobiltelefoner. Den lösning som erbjuds kan vara i form av en försäkring som gäller under hela avtalstiden eller i form av en rabatt som kan användas för att bekosta reparation eller inbyte mot begagnad eller rekonditionerad enhet. Det skall om möjligt möjliggöras att telefonen kan användas i minst 4 år.

Lösningen skall ge beställaren möjlighet att gratis, eller till låg kostnad, där det är möjligt reparera en uppkommen skada eller byta in den skadade mobiltelefonen mot en åtminstone likvärde under hela telefonens uppskattade livslängd. Godtagbar livslängd skall vara minst 4 år.

Längre livslängd på mobiltelefoner

Skyddsfodral skall ingå vid beställning av mobiltelefon och inte vara tillverkat av PVC. Vid begäran av beställaren skall leverantören redovisa innehållsdeklaration.

System för återbruk av funktionsdugliga mobiltelefoner

Leverantören skall ha system för att hantera fungerande mobiltelefoner som beställaren önskar göra sig av med.

Erbjudande av återbrukade mobiltelefoner

Leverantören skall kunna erbjuda återbrukade mobiltelefoner för köp inom detta avtalet. Om det inte är möjligt, på grund av brist på modeller eller annan omständighet, kan undantag göras.

Återvinning

Leverantören skall ha system för återvinning av ej funktionsdugliga mobiltelefoner. Detta för att ta hand om mobiltelefoner som varken fungerar eller kan repareras till rimlig kostnad.

Incitament för inlämning, återbruk och återvinning

En rabatt/premie skall erbjudas beställaren om mobiltelefonen lämnas till leverantören eller till ett företag som anlitas av leverantören och som erbjuder tjänsten att ta till vara mobiltelefonen i syfte att återbruka den. Inlämnade mobiltelefoner skall återbrukas i länder med ansvarsfullt återbruks-/ återvinningssystem.

System och kontroller för att säkerställa integritet vid återbruk

Leverantören skall ha ett system som garanterar att samtlig data raderas från mobiltelefoner som återbrukas. Leverantören kan för detta ändamål ta hjälp av tredjepartstjänster, men ansvarar för integriteten oavsett tjänst så länge beställaren följer de instruktioner och rutiner som gäller för detta. Systemet och kostnaden för detta skall ingå i de avtalade priserna.

Ska-krav

Miljö- och kvalitetssäkring

Leverantören skall vid kontraktsstart ha ett miljöledningssystem som kan användas för att minska miljöpåverkan från uppdraget. Systemet skall omfatta den verksamhet som utför transporterna, inklusive underleverantörer, och skall minst inkludera följande delar:

• en införd miljöpolicy
• rutiner som säkerställer att lagar och föreskrifter som berör verksamheten efterlevs
• rutiner och metoder för redovisning och rapportering till den upphandlande myndigheten

Teknisk specifikation

Obligatoriska kriterier

Dessa kriterier skall vara uppfyllda. Läs mer på Upphandlingsmyndighetens hemsida Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Samtliga nedanstående krav är obligatoriska även om upphandlingsmyndigheten har klassat något krav som avancerat.
Generella kriterier:

• Rutiner för substitution av farliga ämnen i utrustningen KravID 11328
• Innehåll av särskilt farliga ämnen KravID 11329:1
• Återvunnen plast i utrustningen KravID 11330

Dokumenthanteringsprodukter:

• Utrustningens energianvändning. KravID 10130:2
• Förbättrad energiprestanda. KravID 11333
• Möjlighet att använda restaurerade tonerkassetter KravID 11331
• Mjukgörare i extern strömkabel KravID 11337
• Ljudnivå KravID 11339
• Begränsning av utsläpp inomhus KravID 11338:2
• System för åteeranvändning av utrustningen KravID 11340
• Design för demontering KravID 11341
• Användning av restaurerade tonerkassetter KravID 11342
• Utskriftskvalitet för restaurerade tonerkassetter KravID 11343
• Tonerpulvrets miljö- och hälsofarlighet KravID 10129:1
• Innehåll av miljö- och hälsofarliga ämnen i förbrukningsmaterial KravID 11344

1. Erfarenhet och kompetens
2. Personliga egenskaper ‐ Referensuppdrag
3. Personliga egenskaper ‐ Intervju
4. Pris - timarvode med angivande av antal timmar för hela uppdraget

Punkt 1-3, erfarenhet/kompetens och egenskaper viktas till 70% - bedömningsmall finns i bilaga och punkt 4, pris viktas till 30%.

Beställaren kommer att värdera faktorer som kompetens och egenskaper högt då dessa faktorer är av mycket stor vikt för att stadsdelshus med rum för kultur ska utformas i enlighet med visionen och i den medskapande anda som genomsyrat hela projektet från första inledande idéskiss genom förstudie och byggprojekt. Om leverantörerna bedöms likvärdiga utifrån faktorn kompetens och egenskaper avgör priset vem som får tilldelninge

1. Erfarenhet och kompetens – beskrivning av företaget och hur resurser kan planeras och disponeras för uppdraget
2. Personliga egenskaper - dokumentation från tidigare uppdrag och referenser
3. Pris - timarvode med angivande av antal timmar för hela uppdraget

Anbudsgivaren skall ha kapacitet att utföra uppdraget och dess olika delar enligt förfrågningsunderlagets ställda krav.

• Anbudsgivare skall vara möbelsnickare och ha ett snickeri.
• Anbudsgivaren skall ha fullföljt tidigare projekt med innehåll som liknar de i detta förfrågningsunderlag beskrivna tjänsterna.
• Det bedöms som ett mervärde om anbudsgivaren har erfarenhet av att arbeta för offentlig sektor.

Då uppdraget kräver bredd av kompetenser, olika tjänster och resurser kan anbudsgivaren använda sig av underleverantörer. Detta ska då framgå av anbudet och underleverantörerna anges och beskrivas.

Ska-krav

Erfarenhet och referensuppdrag

Kommunen värdesätter ett nära samarbete med utföraren av uppdraget och ser gärna att denne deltar i hela processen vid t ex nybyggnationer och projekt. För att ta tillvara på all kompetens hos utföraren av uppdraget ser kommunen att det är av stor vikt att anbudsgivaren deltar aktivt och kommer med tips och råd, samt samverkar med kommunen i framtida projekt och renoveringar. Som bevis på tidigare erfarenhet ska anbudsgivaren ange en (1) referens avseende liknande åtaganden som utförts under de senaste tre (3) åren med tillfredställande resultat. Med liknande åtagande menas att anbudsgivaren har utfört tidigare arbete i tätt samarbete med uppdragsgivaren/kunden, där anbudsgivaren deltagit aktivt och tillsammans med uppdragsgivaren/kunden arbetat för att uppnå bästa möjliga resultat samt tillvarata på kompetensen. Upphandlande myndighet förbehåller sig rätten att avgöra om referens kontrolleras eller ej

Cirkularitet och hållbarhet/miljö

Beställaren eftersträvar att de produkter som köps in består av så stora delar återbrukat och återvunnet material som möjligt i syfte att minska material- och energiåtgången vid produktionen samt förbrukningen av ändliga resurser. Vid tillverkningen av produkten önskas så lite jungfruligt material som möjligt samt så lite energiåtgång som möjligt. Anbudsgivaren ska på begäran kunna verifiera att plasten är återvunnen. Miljökriteriet utgår från tre olika aspekter; hållbarhet, återanvändning och energiåtgång. Hållbarhet och återanvändning avser miljöpåverkan vid tillverkning och efter att produkten är uttjänt. Energiåtgång avser den mängd energi som produkten behöver under användningen.

Återanvändning: Med återanvändning avses att produkten eller delar av produkten används igen i befintligt eller nästintill befintligt skick utan ändringar av materialet såsom nedsmältning, krossning eller liknande i produktionsprocessen/tillverkningen av produkten.

Återvinning: Med återvinning avses substansåtervinning, vilket innebär att jungfruligt (nyproducerat) material ersätts med insamlat sedan tidigare använt material.

Lagkrav: Förbrukat material och komponenter ska återvinnas i enlighet med svensk och internationell lagstiftning

Miljöledningssystem

Leverantören ska arbeta systematiskt med miljöfrågor. Leverantörens arbete med miljöfrågor ska på begäran kunna redovisas och vara öppet för granskning av Beställaren. Om Leverantören är certifierad enligt ISO 14001 eller likvärdigt certifikat ska leverantören vara beredd på att vid anmodan kunna styrka detta. Om certifiering saknas ska Leverantören istället kunna tillhandahålla en beskrivning av sina egna dokumenterade rutiner som innehåller minst nedanstående parametrar:

• Kontinuerlig utbildning av personal i miljöfrågor
• Mål, handlingsplaner samt uppföljning kopplat till de viktigaste miljöaspekterna.
• Inköpsrutiner för att säkerställa att miljökrav följs
• Rutiner som säkerställer efterlevnad av relevant miljölagstiftning.
• Rutiner för att utreda och hantera miljöavvikelser
• Ledningssystem för arbetsmiljö

Miljö

Leverantören ska vara med och bidra till en hållbar utveckling genom att i all verksamhet ta miljöhänsyn och hushålla med naturresurser. Verksamheten ska uppfylla tillämpliga miljölagar och föreskrifter.

Återanvändning/återvunnet material/komponenter i ljuskällan

De produkter (hela armaturen med ljuskälla och don) som offereras bör bestå av så stor del återbrukat och/eller återvunnet material som möjligt.

Beskriv hur stor del av produkten som framställts av återbrukat material/komponenter. Om möjligt ange ursprungsland för materialet.

0-100%. Varje % är värd 2000 kr

Beskriv hur stor del av produkten som består av återvunnet material/komponenter. Om möjligt ange ursprungsland för materialet.

0-100%. Varje % är värd 1000 kr

Om den totala procentsatsen överstiger 100% kommer enbart mervärdesavdrag ges på del av produkten som är av återvunnet material/komponenter.

Leverantören ska, för att erhålla avdrag, på begäran kunna styrka andel material/komponenter som kan återanvändas/återvinnas. Om Leverantören inte kan styrka detta, kommer 0 kr i mervärdesavdrag att delas ut i denna del. Om informationen om antal % saknas i anbudet kommer 0 kr i mervärde att ges.

Återanvändning/Återvinning på uttjänt produkt

Beskriv hur stor del av produkten som kan återanvändas.

0-100% (anges i % per kilogram)

Varje procent är värd 2000 kr

Beskriv hur stor del av produkten som kan återvinnas.

0-100% (anges i % per kilogram)

Varje procent är värd 1000 kr

Om den totala procentsatsen överstiger 100% kommer enbart mervärdesavdrag ges på del med material som kan återvinnas.

Leverantören ska, för att erhålla avdrag, på begäran kunna styrka andel material/komponenter som kan återanvändas/återvinnas. Om Leverantören inte kan styrka detta, kommer 0 kr i mervärdesavdrag att delas ut i denna del. Om informationen om antal % saknas i anbudet kommer 0 kr i mervärde att ges.

Återvinning förpackning (vid leverans av varor)

Förpackningsåtervinning bör handhas av de materialbolag som bildats för ändamålet. Leverantören bör vara ansluten till FTI och alltså ha tillsett att förpackningarna omfattas av en fungerande återvinning. Om så inte är fallet lämnas på begäran besked om hur återvinningen i stället bör ordnas.

Leverantörens sortiment ska omfatta ett brett utbud av produkter. Med tanke på att produkterna erbjuds med kort varsel och har kort hållbarhet så kan inget specifikt sortiment anges i upphandlingen. Men för att det ska vara intressant för Beställarna att använda tjänsten bör utbudet av produkter vara brett och varierat.

Beställaren ansvarar för att produkten som beställs motsvarar de krav som ställs på en likvärdig produkt i avtalet Livsmedel grossist. Se Bilaga 2 Checklista vid beställning. Ekologisk produktion, MSC-märkning, palmoljefri produkt, Bisfenol A-fri förpackning och djurskyddskrav motsvarande svensk lagstiftning är krav som Beställaren måste följa.

Produkterna som erbjuds ska vara av den typ som har ett Bäst före-datum. Produkter med Sista förbrukningsdag ska inte erbjudas på grund av risker med livsmedelshygienen för den typen av produkter.